MAKALAH
KONSEP DASAR INFORMASI DAN SISTEM INFORMASI
Di Ajukan Untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah
IT, SIM, dan Komunikasi Pendidikan
yang dibina oleh M. Yazid Mubarok, S.Pd.I, M.Pd.I
s
Oleh :
Asa
Rindani (201691200056)
Faidatul
Hikmah (201691200066)
Hikmatussholihah (201691200069)
Mufid
Nurdiawati (201691200080)
MANAJEMEN PENDIDIKAN ISLAM
SEKOLAH TINGGI AGAMA ISLAM
AT-TAQWA DONDOWOSO
MARET 2018
KATA PENGANTAR
Puji syukur kehadirat Tuhan Yang
Maha Esa sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah ini dalam bentuk
maupun isinya yang sangat sederhana.Semoga makalah ini dapat dipergunakan
sebagai salah satu acuan, petunjuk maupun pedoman bagi pembaca.
Harapan kami semoga makalah ini
membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga kami
dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih
baik.
Makalah ini kami akui masih banyak
kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat kurang.Oleh kerena itu
saya harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang
bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini.
![]() |
DAFTAR ISI
Kata Pengantar ..............................................................................................
i
Daftar Isi................................................................................................................. ii
BAB I
PENDAHULUAN ......................................................................................... 1
A. Latar Belakang ............................................................................................ 1
B. Rumusan Masalah ....................................................................................... 1
C. Tujuan .......................................................................................................... 1
BAB II
PEMBAHASAN ................................................................................................... 2
A. Konsep dasar informasi dan sistem informasi ............................................. 2
B. Manfaat informasi dan sistem informasi dalam organisasi dan
pembelajaran 11
BAB III
PENUTUP ........................................................................................................... 14
A. Kesimpulan ................................................................................................. 14
Daftar Pustaka .................................................................................................... 15
BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Informasi dapat diibaratkan sebagai
darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam
sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan
perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan
bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu
tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu,
yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak
dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi
tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem
terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat
penting dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan
langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan
dalam mendesain sistem baru.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa definisi
dari konsep dasar informasi dan sistem informasi ?
2.
Apa manfaat
informasi dan sistem informasi dalam organisasi dan pembelajaran ?
C.
Tujuan
Penulisan
1.
Untuk
mengetahui dari konsep dasar informasi dan sistem informasi
2.
Untuk
mengetahui manfaat informasi dan sistem informasi dalam organisasi dan
pembelajaran
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Konsep Dasar
Informasi Dan Sistem Informasi
1.
Data
Informasi berasal dari data. Oleh karena itu, sebelum memahami
informasi kita perlu tau arti data. Data merupakan bentuk jamak dari datum,
yang berarti “kenyataan, catatan”. Menurut Gordon B Davis : data The Raw
Material For Information, Is defined as groups of non randon symbols wich
represent quantipies, action, things, etc. data is formet from carakter. These
may be alphabetic, numeric, or special symbols such as*, $ and I. data is
organized for processing purpose into data structures, file structures and data
bases.
Data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian
(kumpulan fakta).
Data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input
dalam menghasilkan informasi. Data bisa berupa bahan untuk diskusi, pengambilan
keputusan, perhitungan, atau pengukuran. Saat ini data tidak harus selalu dalm
bentuk kumpulan huruf-huruf dalam bentuk kata atau kalimat, namun bisa juga
dalam bentuk gambar diam dan bergerak, suara, baik dalam bentuk dua atau tiga
dimensi. Bahkan sekarang mulai banyak berkembang data virtual/maya yang
merupakan hasil rekayasa computer.
Dalam suatu satuan pendidikan data bisa merupakan jumlah siswa,
jumlah jam pelajaran, jumlah SKS, jumlah tenaga pendidikan dan tenaga
kependidikan, jumlah inventaris sarana dan prasarana dan lain-lain. Ketiuka
data ini diproses, data tersebut menjadi informasi. Sebagai contoh, ketika
jumlah siswa dijadikan dasar dalam pentuan dana BOS, maka disuatu sekolah dasar
X memiliki jumlah 250 siswa, maka dana BOS yang akan diterima sekolah adalah
250 dikalikan dengtan Rp. 20.000,- misalkan maka sekolah akan menerima dana BOS
sejumlah Rp.5000.000.
2.
Informasi
Informasi, data harus dibedakan dari informasi, dan perbedaan ini
jelas serta penting untuk diketahui. Informasi diartikan sebagai hasil
pengolahan data yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga penerimanya akan
mendapat rangsangan untuk melakukan tindakan. Data adalah fakta yang jelas
lingkup, tempat dan waktunya. Data diperoleh dari sumber data primer atau
sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Data adalah fakta
dan angka yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, dan biasanya
berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk
segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sebagai contoh dapat berupa
sebuah dokumen penunjuang, buku besar, dan sebagainya.
Informasi
terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya digunakan
untuk tujuan ionformasi atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk
permalan atau pengambilan keputusan.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebihg
berguna dan lebih berarti nbagi yang menerimanya. Jadi informasi merupakan
hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan
tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memeberikan
makna serta tidak bermanfaat bagi seseorang bykanlah sebuah informasi bagi
orang tersebut. Dari uraian tentang informasi ini ada tiga hal penting yang
harus diperhatka yaitu:
a.
Informasi
merupakan hasil pengolahan data
b.
Memberikan
makna atau arti
c.
Berguna atau
bermanfaat
Sistem
informasi, menurut Leitel dan Davis dalam bukunya “Accounting information
system” mendefinisikan bahwa:
Sistem informasi adalah suatu sistem
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu denga laporan-laporan
yang diperlukan.
Definisi yang umum, sistem informasi
diartikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang mengolah data
menjadi bentuk yang lebih berguna untuk mencapai suatu tujuan.
3.
Kaitan
Data dan Informasi
Dalam pengembangan sistem informasi orang banyak terjebak dalam situasi
dimana mereka mengumpulakan data terlebih dahulu tanpa tau informasi apa yang
diperlukan. Melihat masalah ini tidak berbeda hanya seperti kita mau masak.
Apakah kalau kita mau membuat sesuatu atau memasak kita menyiapkan terlebih
dahulu bahannya tanpa tahu bagaimana cara memasak dan mau masak apa? Atau
sebaliknya? Kita harus tahu bagaimana cara memasak dan masakan apa yang kita
inginkan saat ini, baru dicari bahannya.
Inilah yang benar.
Dalam menghasilkan informasi kita terlebih dahulu harus tahu
informasi apa yang diperlukan selanjutnya kita harus tahu bagaimana mengolah
suatu data menjadi informasi. Masalah inilah yang paling penting untuk disadari
bahwa menetukan kebutuhan informasi apa yang harus disajikan bukan pekerjaan
mudah. Kalau informasi yang diperlukan sudah ditentukan dengan baik dan tidak
ada masalh dibidang pengolahan maka selanjutnya kita baru menetukan data apa
yang harus disediakan.
Definisi bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data
mengasilkan pemikiran lain. Apakah suatu proses hasil pengolahannya terjadi
satu kali? Bagaimana kalau setelah diproses, diperoses lagi? Apakah informasi
hasil pengolahan yang diolah kembali tetap merupakan informasi atau menjadi
data?
Untuk
lebih jelasnya keterkaitan antara data dan informasi dapat dilihat pada gambar
berikut
data
|
Proses
|
info
|
Proses
|
info
|
Dari gambar diatas bisa ditarik kesimpulan bahwa pada saat tertentu
data dan informasi berbeda. Tetapi pada saat yang lain sesuatu yang telah
menjadi informasi mungkin menjadi data pada pengolahan selanjutnya, atau
sesuatu yang menjadi informasi bagi si A, bagi si B mungkin merupakan data yang
harus diolah lebih lanjut guna menghasilkan informasi.
4.
Siklus
informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita
banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Dan diolah melalui suatu model
untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk symbol-simbol semacam
huruf-huruf atau alphabet, angka-angka, bntuk-bentuk suara, sinyal-sinyal,
gambar-gambar, dan sebaginya.
Input
86 F
|
Proses
C=5/9
(F-32)
|
Output
30 C
|
Data yang diolah suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan
yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan di
tangkap sebagai input, diproses kembali
Lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch
disebut dengsn siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya
dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).
Proses
(Model)
|
Dasar
Data
|
Input
(data)
|
Data
(Ditangkap)
|
Hasil
Tindakan
|
Keputusan
Tindakan
|
Penerima
|
Output
(Information)
|
5.
Mutu
Informasi
Mutu dari suatu informasi tergantung dari
tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
Informasi yang berkualitas menurut Mc Leod memiliki cirri-ciri:
a.
Akurat, artinya informasi harus mencerminkan keadaa yang sebenarnya.
Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut
menghasilkan hasil yang sama maka informasi tersebut dianggap akurat.
b.
Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi
tersebut diperlukan.
c.
Relevan, artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan.
Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi maka informasi tersebut
harus sesuai dengan kebutuhan informasi diberbagai tingkatan dan bagian yang
ada dalam organisasi tersebut.
d.
Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap. Misalnya,
informasi tentang tenaga pendidik tidak ada nomer induk pegawainya atau tidak
ada data mata pelajarn yang diampunnya.
e.
Efektifitas, artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam
mendukung suatu proses transaksi organisasi, termasuk didlamnya informasi
tersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga
mudah dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan
kebutuhan saat ini dan lengkap dan sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan.
f.
Efesiensi, artinya informasi dihasilkan memalui penggunaan sumber daya yang
optimal.
g.
Confedensial, artinya memperhatikan proteksi atau perlindungan terhadap informasi
sensitive dari pihak yang tidak berwenang.
h.
Integritas, artinya informasi yang dihasilkan harus merupakan hasil pengolahan
data yang terpadu berdasarkan aturan-aturan yang berlaku.
i.
Ketersediaan, artinya informasi yang diperlukan harus selalu tersedia kapanpun
saat diperlukan. Untuk itu diperlukan pengamanan terhadap sumberdaya informasi.
j.
Kepatuhan, artinya informasi yang dihasilkan harus patuh terhadap
undang-undang atau norma serta memiliki tanggung jawab, baik terhadap pihak
internal maupun pihak eksternal organisasi.
k.
Kebenaran, artinya informasi telah disajikan oleh sistem informasi dengan
benar dan dapat dipercya sehingga dapat digunakan oleh manajement untuk
mengoperasikan organisasi.
6.
Nilai
informasi
Suatu informasi di katakan bernilai bila
manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan
informasi adalah untuk mengurangi hal ketidak pastian di dalam proses
pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.
7.
Konsep
dasar sistem informasi
Sistem informasi dapat di definisikan
sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari
orang-orang, fasilitas, tekhnologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian
yang di tujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe
transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya
terhadap peristiwa internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu
dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
Davis, (1999:31) mengatakan bahwa
ciri-ciri informasi dalam lingkup sistem informasi manajemen sebagai berikut:
a. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realita atau tidak.
Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama dengan benar.
b. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
c. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan
baru pada informasi yang sudah ada.
d. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi
salah atau palsu.
e. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang sudah ada. Ini
sangat berguna karena mengakibatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi
tersebut.
Sondang P. Siagian,
(1990: 30) memberikan cirri khas informasi, yaitu dihubungkannya
informasi-informasi itu dengan kegiatan-kegiatan perorangan, perusahaan,
organisasi social, dan kegiatan-kegiatan pemerintah. Berdasarkan cirri khas
trsebut diperoleh pengertian bahwa suatu informasi akan berarti jika sudah
berhubungan dengan personal atau organisasi tertentu.
Murdick, (1997-30)
mengatakan bahwa ada 6 karakteristik dari jenis informasi yang paling tepat
dalam penggunaannnya dalam computer, yaitu sebagai berikut:
a.
Kecepatan, alat
computer sangat besar nilainya apabila diperlukan kecepatan dalam pengolahan
data.
b.
Kuantitas, data
dalam volume yang besar dapat diproses dengan cepat.
c.
Repetitive,
data dalam volume yang besar dapat diproses dengan sangat cepat.
d.
Kompleksitas,
masalah-masalah dengan bermacam-macam variable yang saling berinteraksi, dapat
diselesaikan dengan cepat dan tepat.
e.
Input yang
pasti, computer membutuhkan input yanhg pasti intuisi dan pertimbangan bukanlah
atribut dari perangkat keras.
f.
Output yang
akurat, hasil yang sangat akurat dapat diperoleh, dan hal ini tidak dipengaruhi
oleh rasa kebosanan dan kelemahan.
Dengan memperhatikan
karakteristik-karakteristik informasi sebagaimana tersebut diatas maka dapat
disimpulkan bahwa informasi yang berbasis computer memiliki banyak keunggulan
antara lain: kecepatan, kuantitas, repetitive, kompleksitas, akurasi yang
tinggi, dan lain-lain, serta sangat mendukung perkembangan suatu organisasi.
Onong Uchjana Effendi
(19989: 81-84) mengatakn informasi dapat diklasifikasikan menjadi tiga macam
dalam ruang lingkup manajement. Adapun jenis-jenis informasi tersebut
diantaranya sebagai berikut:
a.
Informasi
berdasarkan persyaratan, yaitu suatu informasi harus memenuhi persyaratan
sebagimana ditentukan oleh seorang pemimpin dalam rangka pengambilan keputusan
yang harus segera dilakukan. Informasi berdasarkan peryaratan ini dapay dibagi
menjadi tiga yaitu
1)
Informasi yang
tepat waktu, yaitu harus sampai pada pimpinan sebelum pengambilan keputusan
2)
Informasi yang
relevan, yaitu informasi yang berharga untuk suatu pengambilan keputusan
3)
Informasi yang
dapat dipercaya, yaitu suatu informasi yang harus dapat dipercaya dalam
manajement.
b.
Informasi
berdasarkan dimensi waktu. Informasi yang berdasarkan dimensi waktu dapat
diklasifikasikan menjadi dua yaitu
1)
Informasi masa
lalu
2)
Informasi masa
kini
c.
Informasi
berdasarkan sasaran, yaityu informasi yang ditunjukkan pada seseorang atau
sekelompok orang, baik yang terdapat diorganisasi maupun diluar organisasi.
Informasi jenis ini dapat diklasifikasikan menjadi dua yaitu
1)
Informasi
individual, yaitu informasi yang diyujukan kepada seseorang yang mempunyai
fungsi sebagai pembuat kebijakan dan pengambilan keputusan.
2)
Informasi
komunitas, yaitu informasi yang diyujukan kepada masyarakat diluyar organisasi.
Tahapan-tahapan
penanganan informasi sebagaimana tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai
berikut.
a.
Penciptaan
informasi, dalam pencipotaan informasi harus memperhatikan identifikasi dan
penggalian sumber-sumber yang tepat dan relevan, sehingga data yang diperoleh
bermutu tinggi.
b.
Pemeliharaan
saluran informasi, saluran informasi ini dapat berupa: (1) saluran melalui
kimunikasi lisan, (2) saluran dengan menggunakan tukisan, (3) computer pada
satuan-satuan kerja dalam organisasi yang online dengan computer utama
(mainframe), (4) saluran telepon.
c.
Seleksi dan
transmisi informasi, informasi yang dimiliki suatu organisasi perlu diselksi
oleh pemakai informasi, karena tidk semua satuan kerja dan setiap orang
membutuhkan informasin yang sama.
d.
Penerimaan
informasi secara selektif, seleksi terhadap informasi perlu dilakukian supaya:
(1) hanya inform,asi yang relevan dengan misi, fungsi, dan tugas yang
diambilnya, (2) biaya transmisi dapat ditekan serendah mungkin, dan (3)
pengguna tidak memikul beban pemeliharan yang sesungguhnya tidak diperlukan.
e.
Penyimpanan
informasi, kegiatan penyimpanan informasi, sangat prnting karena pengalaman
menunjukkan bahwea tidak semua informasi yang dimiliki digunakjan dengan
segera.
f.
Penggunaan
informasi, penggunaan informasi sudah menyeluruh pada semua aspek kehodupan,
baik pada tingkat individu, kemolpok, dan organisasi.
g.
Penilaian
keritis dan sistem umpan balik, diperlukan suatu penilaian yang kritis terhadpa
sistem informasi sehingga dapat berkembang sistem tersebut. Sasaran penialaian
antara lain
1)
Validitas
informasi yang diterima
2)
Signifikan
informasi tersebut
3)
Kegunaan
spesifiknya, termasuk mendukung proses pengambulan keputusan
4)
Hubungan
informasi tersebut dengan informasi lain
B.
Manfaat
Informasi dan Sistem Informasi Dalam Organisasi Dan Pembelajaran
Menurut Oetomo (2002) manfaat
pembangunan sistem informasi dapat disimak sebagi berikut.
1.
Integrasi
data dan informasi
Pembangunan sistem informasi, apalagi berbasis jaringa computer,
memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan data, baik berupa data setup
maupun data transaksi yang dilakukan dari berbagai terminal dalam lingkungan
jaringan tersebut.
2.
Sistem
Pengorganisasian Data
Duplikasi data sering mengakibatkan inkonsistensi data, artinya
perubahan terhadap data yang satu belum tentu akan diikuti dengan perubahan
data duplikatnya. Misalnya, redudansi data akan terjadi bila departemen
pemasaran mencartat data para agen. Sementara itu, departemen keuangan juga
membuat catatan sendiri tentangt data para agen tersebut sehingga ketika
terjadi perubahan data agen pada departemen pemasaran, belum tentu akan diikuti
oleh departemen keuangan.
3.
Meningaktkan
Kecepatan dan Keakuratan Penyusunan Laporan Manajerial
Tuntutan akan ketersedian laporan manajerial yang standar akan
sering amengakibatkan tekanan psikologis yang sangat tinggi bagi para manajer
lini tengah. Hal itu terjadi, karena mereka harus mengumpulkan semjua data yang
ada, menganalisa dan mengolah dengan prosedur yang telah ditentukan, dan
kemudian menyusun menjadi nsebuah laporan manajerial.
Sistem informasi ini akan membantu para manajer dalam menghasilkan
laporan. Disatu sisi sistem informasi ini memudahkan mereka, tetapi disisi lain
akan menjadi ancaman akan keberlangsungan peran mereka dalam jangka panjang
jika mereka tidak mereposisi peran mereka setelah semua pekerjaan diambil alih
oleh sistem informasi.
4.
Meningkatkan
Kualitas Produk dan Kecepatan Layanan Konsumen
Dalam lingkungan persaingan antara organisasi factor-faktor yang
menentukan keunggulan satu dari yang lainnya, antara lain kualitas produk dan
keputusa yang lebih baik, kecepatan layanan, dan harga yang murah.
5.
Meningkatkan
citra organisasi
Pembangunan sistem informasi akan meningkatkan citra organisasi
dari sudut pandangan anggota maupun pihak external organisasi. Layanan konsumen
akan sangat cepat dilakukan, sementara staf juga cukup ringan dalam memperoleh
ribuan transaksi yang terjadi.
Kepercayaan masyarakat akan lebih meningkat dan akan mengalirkan
simpati yang cukup besar untuk mendorong tingkat pembelian produk dari
organisasi tersebut.
Dalam bidang pendidikan, tekhnologi informasi dapat dimanfaatkan
dalam kategori :
a.
Knowledge
Management Tool
Dengan TI, kita dapat menyimpan pengetahuan manusia kedalam bentuk
lain yang lebih kompak, efisien dan mudah dimanfaatkan.
b.
Learning Tool
TI dapat dimanfaatkan pula sebagai perangkat bantu pengajar untuk
bebagai bidang studi.
c.
Bussines
Manajemen Tool
Proses dan tugas keseharian disebuah lembaga kependidikan dapat
menjadi lebih ringan dengan bantuan TI.
d.
Analysis/Calculation
Tool
Pemanfaatan dibidang ini telah ada sejak awal lahirnya computer.
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Informasi dapat didefinisikan sebagai
hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata yang
digunakan untuk pengambilan keputusan. informasi tergantung pada empat hal,
yaitu: Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Tepat waktu, informasi
yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat)
tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Relevan, informasi harus
mempunyai manfaat bagi si penerima, Misalnya informasi sebab-musabab kerusakan
mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih
relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Syathari,
Rian Ahmad. Dan Suryadi. 2009. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan.
Bandung : PT SARANA PANCA KARYA NUSA
Indrayani,
Evy dan Humdiana. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : GRAHA
ILMU BAB I
PENDAHULUAN
A.
Latar Belakang
Informasi dapat diibaratkan sebagai
darah yang mengalir di dalam tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam
sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan
perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan
bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu
tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu,
yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan
pesaingnya. Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak
dapat bekerja dengan baik. Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi
tersebut terlalu banyak informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem
terlalu banyak data). Memahami konsep dasar informasi adalah sangat
penting dalam mendesain sebuah sistem informasi yang efektif. Menyiapkan
langkah atau metode dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan
dalam mendesain sistem baru.
B.
Rumusan Masalah
1.
Apa definisi
dari konsep dasar informasi dan sistem informasi ?
2.
Apa manfaat
informasi dan sistem informasi dalam organisasi dan pembelajaran ?
C.
Tujuan
Penulisan
1.
Untuk
mengetahui dari konsep dasar informasi dan sistem informasi
2.
Untuk
mengetahui manfaat informasi dan sistem informasi dalam organisasi dan
pembelajaran
BAB II
PEMBAHASAN
A.
Konsep Dasar
Informasi Dan Sistem Informasi
1.
Data
Informasi berasal dari data. Oleh karena itu, sebelum memahami
informasi kita perlu tau arti data. Data merupakan bentuk jamak dari datum,
yang berarti “kenyataan, catatan”. Menurut Gordon B Davis : data The Raw
Material For Information, Is defined as groups of non randon symbols wich
represent quantipies, action, things, etc. data is formet from carakter. These
may be alphabetic, numeric, or special symbols such as*, $ and I. data is
organized for processing purpose into data structures, file structures and data
bases.
Data merupakan sumber informasi yang menggambarkan suatu kejadian
(kumpulan fakta).
Data adalah fakta atau apapun yang dapat digunakan sebagai input
dalam menghasilkan informasi. Data bisa berupa bahan untuk diskusi, pengambilan
keputusan, perhitungan, atau pengukuran. Saat ini data tidak harus selalu dalm
bentuk kumpulan huruf-huruf dalam bentuk kata atau kalimat, namun bisa juga
dalam bentuk gambar diam dan bergerak, suara, baik dalam bentuk dua atau tiga
dimensi. Bahkan sekarang mulai banyak berkembang data virtual/maya yang
merupakan hasil rekayasa computer.
Dalam suatu satuan pendidikan data bisa merupakan jumlah siswa,
jumlah jam pelajaran, jumlah SKS, jumlah tenaga pendidikan dan tenaga
kependidikan, jumlah inventaris sarana dan prasarana dan lain-lain. Ketiuka
data ini diproses, data tersebut menjadi informasi. Sebagai contoh, ketika
jumlah siswa dijadikan dasar dalam pentuan dana BOS, maka disuatu sekolah dasar
X memiliki jumlah 250 siswa, maka dana BOS yang akan diterima sekolah adalah
250 dikalikan dengtan Rp. 20.000,- misalkan maka sekolah akan menerima dana BOS
sejumlah Rp.5000.000.
2.
Informasi
Informasi, data harus dibedakan dari informasi, dan perbedaan ini
jelas serta penting untuk diketahui. Informasi diartikan sebagai hasil
pengolahan data yang digunakan untuk suatu keperluan, sehingga penerimanya akan
mendapat rangsangan untuk melakukan tindakan. Data adalah fakta yang jelas
lingkup, tempat dan waktunya. Data diperoleh dari sumber data primer atau
sekunder dalam bentuk berita tertulis atau sinyal elektronis. Data adalah fakta
dan angka yang tidak sedang digunakan pada proses keputusan, dan biasanya
berbentuk catatan historis yang dicatat dan diarsipkan tanpa maksud untuk
segera diambil kembali untuk pengambilan keputusan. Sebagai contoh dapat berupa
sebuah dokumen penunjuang, buku besar, dan sebagainya.
Informasi
terdiri dari data yang telah diambil kembali, diolah, atau sebaliknya digunakan
untuk tujuan ionformasi atau kesimpulan, argumentasi, atau sebagai dasar untuk
permalan atau pengambilan keputusan.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebihg
berguna dan lebih berarti nbagi yang menerimanya. Jadi informasi merupakan
hasil dari pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan
tersebut bisa menjadi informasi, hasil pengolahan data yang tidak memeberikan
makna serta tidak bermanfaat bagi seseorang bykanlah sebuah informasi bagi
orang tersebut. Dari uraian tentang informasi ini ada tiga hal penting yang
harus diperhatka yaitu:
a.
Informasi
merupakan hasil pengolahan data
b.
Memberikan
makna atau arti
c.
Berguna atau
bermanfaat
Sistem
informasi, menurut Leitel dan Davis dalam bukunya “Accounting information
system” mendefinisikan bahwa:
Sistem informasi adalah suatu sistem
dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan
transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi
dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu denga laporan-laporan
yang diperlukan.
Definisi yang umum, sistem informasi
diartikan sebagai suatu sistem dalam suatu organisasi yang mengolah data
menjadi bentuk yang lebih berguna untuk mencapai suatu tujuan.
3.
Kaitan
Data dan Informasi
Dalam pengembangan sistem informasi orang banyak terjebak dalam situasi
dimana mereka mengumpulakan data terlebih dahulu tanpa tau informasi apa yang
diperlukan. Melihat masalah ini tidak berbeda hanya seperti kita mau masak.
Apakah kalau kita mau membuat sesuatu atau memasak kita menyiapkan terlebih
dahulu bahannya tanpa tahu bagaimana cara memasak dan mau masak apa? Atau
sebaliknya? Kita harus tahu bagaimana cara memasak dan masakan apa yang kita
inginkan saat ini, baru dicari bahannya.
Inilah yang benar.
Dalam menghasilkan informasi kita terlebih dahulu harus tahu
informasi apa yang diperlukan selanjutnya kita harus tahu bagaimana mengolah
suatu data menjadi informasi. Masalah inilah yang paling penting untuk disadari
bahwa menetukan kebutuhan informasi apa yang harus disajikan bukan pekerjaan
mudah. Kalau informasi yang diperlukan sudah ditentukan dengan baik dan tidak
ada masalh dibidang pengolahan maka selanjutnya kita baru menetukan data apa
yang harus disediakan.
Definisi bahwa informasi merupakan hasil pengolahan data
mengasilkan pemikiran lain. Apakah suatu proses hasil pengolahannya terjadi
satu kali? Bagaimana kalau setelah diproses, diperoses lagi? Apakah informasi
hasil pengolahan yang diolah kembali tetap merupakan informasi atau menjadi
data?
Untuk
lebih jelasnya keterkaitan antara data dan informasi dapat dilihat pada gambar
berikut
data
|
Proses
|
info
|
Proses
|
info
|
Dari gambar diatas bisa ditarik kesimpulan bahwa pada saat tertentu
data dan informasi berbeda. Tetapi pada saat yang lain sesuatu yang telah
menjadi informasi mungkin menjadi data pada pengolahan selanjutnya, atau
sesuatu yang menjadi informasi bagi si A, bagi si B mungkin merupakan data yang
harus diolah lebih lanjut guna menghasilkan informasi.
4.
Siklus
informasi
Data merupakan bentuk yang masih mentah, belum dapat bercerita
banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Dan diolah melalui suatu model
untuk dihasilkan informasi. Data dapat berbentuk symbol-simbol semacam
huruf-huruf atau alphabet, angka-angka, bntuk-bentuk suara, sinyal-sinyal,
gambar-gambar, dan sebaginya.
Input
86 F
|
Proses
C=5/9
(F-32)
|
Output
30 C
|
Data yang diolah suatu model menjadi informasi, penerima kemudian
menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan
yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali. Data tersebut akan di
tangkap sebagai input, diproses kembali
Lewat
suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Siklus ini oleh John Burch
disebut dengsn siklus informasi (information cycle) atau ada yang menyebutnya
dengan istilah siklus pengolahan data (data processing cycles).
Proses
(Model)
|
Dasar
Data
|
Input
(data)
|
Data
(Ditangkap)
|
Hasil
Tindakan
|
Keputusan
Tindakan
|
Penerima
|
Output
(Information)
|
5.
Mutu
Informasi
Mutu dari suatu informasi tergantung dari
tiga hal, yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya dan relevan.
Informasi yang berkualitas menurut Mc Leod memiliki cirri-ciri:
a.
Akurat, artinya informasi harus mencerminkan keadaa yang sebenarnya.
Pengujian terhadap hal ini biasanya dilakukan melalui pengujian yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih yang berbeda dan apabila hasil pengujian tersebut
menghasilkan hasil yang sama maka informasi tersebut dianggap akurat.
b.
Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi
tersebut diperlukan.
c.
Relevan, artinya informasi yang diberikan harus sesuai dengan yang dibutuhkan.
Kalau kebutuhan informasi ini untuk suatu organisasi maka informasi tersebut
harus sesuai dengan kebutuhan informasi diberbagai tingkatan dan bagian yang
ada dalam organisasi tersebut.
d.
Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap. Misalnya,
informasi tentang tenaga pendidik tidak ada nomer induk pegawainya atau tidak
ada data mata pelajarn yang diampunnya.
e.
Efektifitas, artinya informasi harus sesuai dengan kebutuhan pemakai dalam
mendukung suatu proses transaksi organisasi, termasuk didlamnya informasi
tersebut harus disajikan dalam waktu yang tepat, format yang tepat sehingga
mudah dipahami, konsisten dengan format sebelumnya, isinya sesuai dengan
kebutuhan saat ini dan lengkap dan sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan.
f.
Efesiensi, artinya informasi dihasilkan memalui penggunaan sumber daya yang
optimal.
g.
Confedensial, artinya memperhatikan proteksi atau perlindungan terhadap informasi
sensitive dari pihak yang tidak berwenang.
h.
Integritas, artinya informasi yang dihasilkan harus merupakan hasil pengolahan
data yang terpadu berdasarkan aturan-aturan yang berlaku.
i.
Ketersediaan, artinya informasi yang diperlukan harus selalu tersedia kapanpun
saat diperlukan. Untuk itu diperlukan pengamanan terhadap sumberdaya informasi.
j.
Kepatuhan, artinya informasi yang dihasilkan harus patuh terhadap
undang-undang atau norma serta memiliki tanggung jawab, baik terhadap pihak
internal maupun pihak eksternal organisasi.
k.
Kebenaran, artinya informasi telah disajikan oleh sistem informasi dengan
benar dan dapat dipercya sehingga dapat digunakan oleh manajement untuk
mengoperasikan organisasi.
6.
Nilai
informasi
Suatu informasi di katakan bernilai bila
manfaatnya lebih efektif di bandingkan dengan biaya mendapatkannya. Kegunaan
informasi adalah untuk mengurangi hal ketidak pastian di dalam proses
pengambilan keputusan tentang suatu keadaan.
7.
Konsep
dasar sistem informasi
Sistem informasi dapat di definisikan
sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang merupakan kombinasi dari
orang-orang, fasilitas, tekhnologi, media, prosedur-prosedur dan pengendalian
yang di tujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi penting, memproses tipe
transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen dan yang lainnya
terhadap peristiwa internal dan eksternal yang penting dan menyediakan suatu
dasar informasi untuk pengambilan keputusan.
Davis, (1999:31) mengatakan bahwa
ciri-ciri informasi dalam lingkup sistem informasi manajemen sebagai berikut:
a. Benar atau salah. Ini dapat berhubungan dengan realita atau tidak.
Bila penerima informasi yang salah mempercayainya, akibatnya sama dengan benar.
b. Baru. Informasi dapat sama sekali baru dan segar bagi penerimanya.
c. Tambahan. Informasi dapat memperbaharui atau memberikan tambahan
baru pada informasi yang sudah ada.
d. Korektif. Informasi dapat menjadi suatu koreksi atas informasi
salah atau palsu.
e. Penegas. Informasi dapat mempertegas informasi yang sudah ada. Ini
sangat berguna karena mengakibatkan persepsi penerima atas kebenaran informasi
tersebut.
Sondang P. Siagian,
(1990: 30) memberikan cirri khas informasi, yaitu dihubungkannya
informasi-informasi itu dengan kegiatan-kegiatan perorangan, perusahaan,
organisasi social, dan kegiatan-kegiatan pemerintah. Berdasarkan cirri khas
trsebut diperoleh pengertian bahwa suatu informasi akan berarti jika sudah
berhubungan dengan personal atau organisasi tertentu.
Murdick, (1997-30)
mengatakan bahwa ada 6 karakteristik dari jenis informasi yang paling tepat
dalam penggunaannnya dalam computer, yaitu sebagai berikut:
a.
Kecepatan, alat
computer sangat besar nilainya apabila diperlukan kecepatan dalam pengolahan
data.
b.
Kuantitas, data
dalam volume yang besar dapat diproses dengan cepat.
c.
Repetitive,
data dalam volume yang besar dapat diproses dengan sangat cepat.
d.
Kompleksitas,
masalah-masalah dengan bermacam-macam variable yang saling berinteraksi, dapat
diselesaikan dengan cepat dan tepat.
e.
Input yang
pasti, computer membutuhkan input yanhg pasti intuisi dan pertimbangan bukanlah
atribut dari perangkat keras.
f.
Output yang
akurat, hasil yang sangat akurat dapat diperoleh, dan hal ini tidak dipengaruhi
oleh rasa kebosanan dan kelemahan.
Dengan memperhatikan
karakteristik-karakteristik informasi sebagaimana tersebut diatas maka dapat
disimpulkan bahwa informasi yang berbasis computer memiliki banyak keunggulan
antara lain: kecepatan, kuantitas, repetitive, kompleksitas, akurasi yang
tinggi, dan lain-lain, serta sangat mendukung perkembangan suatu organisasi.
Onong Uchjana Effendi
(19989: 81-84) mengatakn informasi dapat diklasifikasikan menjadi tiga macam
dalam ruang lingkup manajement. Adapun jenis-jenis informasi tersebut
diantaranya sebagai berikut:
a.
Informasi
berdasarkan persyaratan, yaitu suatu informasi harus memenuhi persyaratan
sebagimana ditentukan oleh seorang pemimpin dalam rangka pengambilan keputusan
yang harus segera dilakukan. Informasi berdasarkan peryaratan ini dapay dibagi
menjadi tiga yaitu
1)
Informasi yang
tepat waktu, yaitu harus sampai pada pimpinan sebelum pengambilan keputusan
2)
Informasi yang
relevan, yaitu informasi yang berharga untuk suatu pengambilan keputusan
3)
Informasi yang
dapat dipercaya, yaitu suatu informasi yang harus dapat dipercaya dalam
manajement.
b.
Informasi
berdasarkan dimensi waktu. Informasi yang berdasarkan dimensi waktu dapat
diklasifikasikan menjadi dua yaitu
1)
Informasi masa
lalu
2)
Informasi masa
kini
c.
Informasi
berdasarkan sasaran, yaityu informasi yang ditunjukkan pada seseorang atau
sekelompok orang, baik yang terdapat diorganisasi maupun diluar organisasi.
Informasi jenis ini dapat diklasifikasikan menjadi dua yaitu
1)
Informasi
individual, yaitu informasi yang diyujukan kepada seseorang yang mempunyai
fungsi sebagai pembuat kebijakan dan pengambilan keputusan.
2)
Informasi
komunitas, yaitu informasi yang diyujukan kepada masyarakat diluyar organisasi.
Tahapan-tahapan
penanganan informasi sebagaimana tersebut diatas dapat dijelaskan sebagai
berikut.
a.
Penciptaan
informasi, dalam pencipotaan informasi harus memperhatikan identifikasi dan
penggalian sumber-sumber yang tepat dan relevan, sehingga data yang diperoleh
bermutu tinggi.
b.
Pemeliharaan
saluran informasi, saluran informasi ini dapat berupa: (1) saluran melalui
kimunikasi lisan, (2) saluran dengan menggunakan tukisan, (3) computer pada
satuan-satuan kerja dalam organisasi yang online dengan computer utama
(mainframe), (4) saluran telepon.
c.
Seleksi dan
transmisi informasi, informasi yang dimiliki suatu organisasi perlu diselksi
oleh pemakai informasi, karena tidk semua satuan kerja dan setiap orang
membutuhkan informasin yang sama.
d.
Penerimaan
informasi secara selektif, seleksi terhadap informasi perlu dilakukian supaya:
(1) hanya inform,asi yang relevan dengan misi, fungsi, dan tugas yang
diambilnya, (2) biaya transmisi dapat ditekan serendah mungkin, dan (3)
pengguna tidak memikul beban pemeliharan yang sesungguhnya tidak diperlukan.
e.
Penyimpanan
informasi, kegiatan penyimpanan informasi, sangat prnting karena pengalaman
menunjukkan bahwea tidak semua informasi yang dimiliki digunakjan dengan
segera.
f.
Penggunaan
informasi, penggunaan informasi sudah menyeluruh pada semua aspek kehodupan,
baik pada tingkat individu, kemolpok, dan organisasi.
g.
Penilaian
keritis dan sistem umpan balik, diperlukan suatu penilaian yang kritis terhadpa
sistem informasi sehingga dapat berkembang sistem tersebut. Sasaran penialaian
antara lain
1)
Validitas
informasi yang diterima
2)
Signifikan
informasi tersebut
3)
Kegunaan
spesifiknya, termasuk mendukung proses pengambulan keputusan
4)
Hubungan
informasi tersebut dengan informasi lain
B.
Manfaat
Informasi dan Sistem Informasi Dalam Organisasi Dan Pembelajaran
Menurut Oetomo (2002) manfaat
pembangunan sistem informasi dapat disimak sebagi berikut.
1.
Integrasi
data dan informasi
Pembangunan sistem informasi, apalagi berbasis jaringa computer,
memungkinkan organisasi untuk mengintegrasikan data, baik berupa data setup
maupun data transaksi yang dilakukan dari berbagai terminal dalam lingkungan
jaringan tersebut.
2.
Sistem
Pengorganisasian Data
Duplikasi data sering mengakibatkan inkonsistensi data, artinya
perubahan terhadap data yang satu belum tentu akan diikuti dengan perubahan
data duplikatnya. Misalnya, redudansi data akan terjadi bila departemen
pemasaran mencartat data para agen. Sementara itu, departemen keuangan juga
membuat catatan sendiri tentangt data para agen tersebut sehingga ketika
terjadi perubahan data agen pada departemen pemasaran, belum tentu akan diikuti
oleh departemen keuangan.
3.
Meningaktkan
Kecepatan dan Keakuratan Penyusunan Laporan Manajerial
Tuntutan akan ketersedian laporan manajerial yang standar akan
sering amengakibatkan tekanan psikologis yang sangat tinggi bagi para manajer
lini tengah. Hal itu terjadi, karena mereka harus mengumpulkan semjua data yang
ada, menganalisa dan mengolah dengan prosedur yang telah ditentukan, dan
kemudian menyusun menjadi nsebuah laporan manajerial.
Sistem informasi ini akan membantu para manajer dalam menghasilkan
laporan. Disatu sisi sistem informasi ini memudahkan mereka, tetapi disisi lain
akan menjadi ancaman akan keberlangsungan peran mereka dalam jangka panjang
jika mereka tidak mereposisi peran mereka setelah semua pekerjaan diambil alih
oleh sistem informasi.
4.
Meningkatkan
Kualitas Produk dan Kecepatan Layanan Konsumen
Dalam lingkungan persaingan antara organisasi factor-faktor yang
menentukan keunggulan satu dari yang lainnya, antara lain kualitas produk dan
keputusa yang lebih baik, kecepatan layanan, dan harga yang murah.
5.
Meningkatkan
citra organisasi
Pembangunan sistem informasi akan meningkatkan citra organisasi
dari sudut pandangan anggota maupun pihak external organisasi. Layanan konsumen
akan sangat cepat dilakukan, sementara staf juga cukup ringan dalam memperoleh
ribuan transaksi yang terjadi.
Kepercayaan masyarakat akan lebih meningkat dan akan mengalirkan
simpati yang cukup besar untuk mendorong tingkat pembelian produk dari
organisasi tersebut.
Dalam bidang pendidikan, tekhnologi informasi dapat dimanfaatkan
dalam kategori :
a.
Knowledge
Management Tool
Dengan TI, kita dapat menyimpan pengetahuan manusia kedalam bentuk
lain yang lebih kompak, efisien dan mudah dimanfaatkan.
b.
Learning Tool
TI dapat dimanfaatkan pula sebagai perangkat bantu pengajar untuk
bebagai bidang studi.
c.
Bussines
Manajemen Tool
Proses dan tugas keseharian disebuah lembaga kependidikan dapat
menjadi lebih ringan dengan bantuan TI.
d.
Analysis/Calculation
Tool
Pemanfaatan dibidang ini telah ada sejak awal lahirnya computer.
BAB
III
PENUTUP
A.
Kesimpulan
Informasi dapat didefinisikan sebagai
hasil dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian yang nyata yang
digunakan untuk pengambilan keputusan. informasi tergantung pada empat hal,
yaitu: Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak
menyesatkan bagi orang yang menerima informasi tersebut. Tepat waktu, informasi
yang diterima harus tepat pada waktunya, sebab informasi yang usang (terlambat)
tidak mempunyai nilai yang baik, sehingga bila digunakan sebagai dasar dalam
pengambilan keputusan akan dapat berakibat fatal. Relevan, informasi harus
mempunyai manfaat bagi si penerima, Misalnya informasi sebab-musabab kerusakan
mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih
relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Syathari,
Rian Ahmad. Dan Suryadi. 2009. Sistem Informasi Manajemen Pendidikan.
Bandung : PT SARANA PANCA KARYA NUSA
Indrayani,
Evy dan Humdiana. 2005. Sistem Informasi Manajemen. Yogyakarta : GRAHA
ILMU
Tidak ada komentar:
Posting Komentar